電話代行の使い方

最近は携帯で連絡を取り合う方も増えており、よほど大事な用件でなければ、メールを使ってやり取りしている方も少なくありません。企業間でもそうした動きが目立ってきてはいるものの、やはり電話応対を行う必要が出ることは多く、従業員が少ないと、電話応対のせいで時間が取られてしまうことも少なくありません。少しでも快適に働くために電話代行を使ってみましょう。

電話代行は、電話に換わりに出てもらい、伝言を伝えてもらったり、携帯電話に転送してもらったりといった、様々な支援を受けることが出来ます。電話代行を利用する際は、専門の電話代行サービスに連絡して、スタッフを用意してもらうことで、自動的に電話を受けて応対するように電話居回線の設定を変えて、電話応対をサポートします。

非常に便利な電話代行サービスですが、もちろん無料で利用できるわけではありません。継続してサービスを利用し続けるためには、指定された料金を支払う必要があります。料金設定については企業によって異なりますが、多く見られるパターンだと、月々の基本料金に加えて、その間に電話に受けた回数分追加料金を支払ってもらうというところが多いです。具体的な料金設定については、WEBサイト上で公開しているところも多いので、そちらを参考にしてみましょう。

 

働くスタッフ

個人事業主の中には、ごく数人の従業員しか雇っていなかったり、自分だけで全ての業務をこなしているという方もいるかと思いますが、取引先が増えてくると、電話応対を行う機会も増え、その制で他の業務の時間が取られてしまったり、事務所を離れづらくなってしまうことも多いといいます。最近は携帯からでも連絡を取り合えるので、それほど事務所の電話が重要視されることも無くなりつつありますが、だからといってまったく電話に出ないというのも、取引先に対する信頼を失う要因になりかねないので、この機会に電話代行サービスを利用してみてください。

電話代行サービスを使うと、専門スタッフが代わりに電話応対を行ってくれるようになり、サービス内容によっては、取次ぎのお願いや連絡内容のメール送信、指定された携帯番号への転送などを行ってくれます。電話応対を行うスタッフを雇ったほうが、より多くの業務を頼むことが出来るかもしれませんが、新しい人材を教育する時間や、給与を払い、事務所で働くための環境を整備したりといった人件費を考えると、電話代行を使ったほうがはるかにお得です。

電話代行サービスは、電話代行だけを依頼できるサービスではありますが、使用する代行会社によって特殊なサービスを受けられることもあります。通販などの大量の注文に対応できるサービスや、海外からの連絡にも対応できる専属スタッフを使えるサービスなど、特殊な要望にも答えられるよう、様々なサービスを用意することが出来るので、代行サービスを利用することで、今まで出来なかった事業にも挑戦することも不可能ではありません。

電話代行を使う

様々な取引先と連絡を取り合う企業において、電話応対は非常に重要な業務の一つですが、従業員が少ないと、電話応対に時間を取られて、中々本来やるべき業務に取り掛かれないということも多いです。そんなときに役立つのが電話代行サービスで、業務中の電話応対を代わりに行ってくれるので、電話応対のためにスタッフを雇わなくても、専門のスタッフが適切な応対を行ってくれます。

電話代行サービスを使うと、様々な形で電話応対を行ってくれます。サービス内容は利用するところで違いますが、電話応対後に、連絡内容をメールで送付してくれたり、指定した携帯電話の番号などに転送してもらったりと、様々な要望に応えてくれます。電話応対を行うのは人間のスタッフなので、機械応対のような事務的な対応ではなく、きちんとした応対を行ってくれるのも大きなポイントといえます。さらに利用目的に応じて利用できる特殊なサービスもあり、通販などの大量の連絡が来る場合でも、専門の電話代行サービスを利用することで、注文の受付業務などを代行することが出来ます。

電話代行サービスを利用する際は、代行会社に依頼する必要がありますが、それぞれ提供しているサービスや料金設定などが異なるので、予算設定や利用できるサービス内容などを考慮して選ぶ必要があります。具体的なサービス内容については、公式サイトなどで紹介されているので、まずはそちらを参考にしてみてください。中には無料で利用できる見積もりサービスや期間限定のお試しプランなどを用意しているところもあるので、そちらも合わせて利用してみましょう。